Thỉnh thoảng, việc viết thư thương mại là việc mà tất cả chúng ta phải làm, nhưng chúng ta thường không được đào tạo ở trường về cách thực sự để làm việc đó. Việc định dạng thư của bạn bị sai có thể làm cho bạn trông luộm thuộm và thiếu chuyên nghiệp, nhưng một khi bạn hiểu được những điều cơ bản và có một số ví dụ để làm chuẩn, thì nó sẽ giúp cho việc viết thư thương mại dễ dàng hơn nhiều. Vấn đề lớn nhất khi viết một lá thư là gì? | ||||||
Có lẽ vấn đề phổ biến nhất mọi người hay gặp khi viết thư thương mại là sử dụng định dạng thư không đúng.[1] Trong bài viết này sẽ có một số lựa chọn định dạng cho bạn, nhưng phần quan trọng nhất là làm thế nào để bạn viết được một lá thư hiệu quả nhất. | ||||||
Ở đầu thư bạn phải để thông tin liên lạc của bạn: tên, công ty (nếu có), địa chỉ và số điện thoại. Một vài người cũng để địa chỉ email của họ ở đây. | ||||||
Tiếp đến là ngày và thông tin liên hệ của đối tượng mà bạn muốn đề cập trong lá thư: tên, công ty và địa chỉ. | ||||||
Sau đó sẽ là lời chào - thường là một trong số những dòng "Thưa Ông/Bà Jones:. Rồi đến phần thân của lá thư, và cuối cùng là phần kết thúc (Chân thành - Sincerely, Mọi điều tốt đẹp - Best, hoặc bất kỳ từ nào bạn thích) và một vài dòng trống theo sau là chữ ký đánh máy của bạn. Khi bạn in thư ra bạn có thể ký nó bằng mực. | ||||||
Sau khi bạn định dạng xong, thì đến phần nội dung, phần này sẽ vẫn có một số mẹo cho bạn. Cho dù bạn đang viết thư từ chức hay thư giới thiệu, thì cũng có một số nguyên tắc cơ bản mà bạn có thể làm theo. Hãy xem 10 loại thư thương mại khác nhau bên dưới mà bạn có thể cần viết,[2] định dạng thư cho mỗi loại và một ví dụ mà bạn có thể sử dụng làm mẫu. | ||||||
Thư khiếu nại/phàn nàn: Thể hiện sự thất vọng | ||||||
Cách để thể hiện sự thất vọng của bạn một cách trang trọng là trong trường hợp báo cáo dịch vụ chăm sóc khách hàng tồi tệ hay cho một công ty biết sản phẩm của họ không đáp ứng được sự kỳ vọng. | ||||||
Một vài lời khuyên: | ||||||
| ||||||
Thư khiếu nại mẫu | Federal Trade Commission | ||||||
Thư hòa giải: Giải thích và xin lỗi | ||||||
Nếu bạn đặt mình vào vị trí về phía doanh nghiệp khi nhận một lá thư khiếu nại, thì bạn sẽ cần trả lời bằng một lá thư của chính bạn. Một lá thư hòa giải phù hợp có thể giúp bạn giữ được một khách hàng trung thành; nhưng nếu đó là một lá thư không phù hợp thì nó có thể lan nhanh như cháy rừng trên mạng Internet. | ||||||
Một vài lời khuyên: | ||||||
| ||||||
Thư hòa giải mẫu | OfficeWriting.com | ||||||
Thư chào hàng: Nâng cao nhận thức và quảng bá sản phẩm | ||||||
Những lá thư mà viết để thu hút doanh nghiệp vẫn rất quan trọng cho việc nâng cao nhận thức về công ty hoặc sản phẩm/dịch vụ với các khách hàng tiềm năng. | ||||||
Một vài lời khuyên: | ||||||
| ||||||
Thư chào hàng mẫu | Letters.org | ||||||
![]() | ||||||
Thư hỏi hàng: Tìm kiếm thông tin | ||||||
Viết loại thư này khi bạn muốn tìm kiếm thông tin, chẳng hạn như là một yêu cầu phỏng vấn, một yêu cầu về bản mục lục hay yêu cầu về tài liệu công khai. | ||||||
Một vài lời khuyên: | ||||||
| ||||||
Mẫu thư hỏi hàng | Sample Templates | ||||||
![]() | ||||||
Thư báo nhận: Thông báo đã nhận | ||||||
Thư báo nhận cho biết rằng bạn đã nhận được một cái gì đó (như là đơn xin việc hay xin học bổng, hay tài liệu bán hàng) nhưng chưa nhất thiết phải hành động. | ||||||
Một vài lời khuyên: | ||||||
| ||||||
Thư báo nhận | Template.net | ||||||
![]() | ||||||
Thư tiếp nối: huých và nhắc | ||||||
Một lá thư tiếp nối là một kiểu huých để mọi người đảm bảo họ đã nhận được lá thư ban đầu và nhắc họ bạn muốn họ làm gì. Chúng thường được gửi sau một lá thư bán hàng, thư giới thiệu hay thư yêu cầu thông tin. | ||||||
Một vài lời khuyên: | ||||||
| ||||||
Mẫu thư tiếp nối | Write Express | ||||||
![]() | ||||||
Thư đặt hàng: Đặt một đơn hàng | ||||||
Một cách trịnh trọng để đặt một đơn hàng. | ||||||
Một vài lời khuyên: | ||||||
| ||||||
Mẫu thư đặt hàng | How to Write a Letter | ||||||
![]() | ||||||
Thư xin việc: Giới thiệu bản thân cho một công việc | ||||||
Một lá thư xin việc là một cách để giới thiệu bản thân bạn, đặc biệt là khi đi xin việc. | ||||||
Một vài lời khuyên: | ||||||
| ||||||
Định dạng thư xin việc | Monster | ||||||
![]() | ||||||
Thư giới thiệu: Giúp đỡ hay giới thiệu một người cho sự ứng tuyển của họ | ||||||
Loại thư này thường được viết bởi một giáo viên để giúp đỡ sinh viên xin học bổng, xin thực tập hay nhận vào trường hay chương trình nào đó. Bạn cũng có thể viết một lá thư để giới thiệu ai đó cho một công việc, học bổng hay cơ hội nào đó. | ||||||
Một số lời khuyên: | ||||||
| ||||||
Thư giới thiệu mẫu | the Muse | ||||||
![]() | ||||||
Thư từ chức: từ chức khỏi một ví trí | ||||||
Đừng thỏa hiệp với bất kỳ sự ham muốn nào mà bạn có thể phải gửi một lá thư từ chức; bạn không bao giờ biết khi nào bạn có thể đồng hành với những người này nữa đâu. | ||||||
| ||||||
Thư từ chức với nhiều mục đích/lí do | the Balance | ||||||
![]() | ||||||
Đối với nhiều lá thư khác nhau mà bạn có thể cần trong sự nghiệp kinh doanh của mình, hãy kiểm tra danh sách đầy đủ này từ the Balance. | ||||||
Nguồn ảnh bìa: Flaticon từ flaticon.com | ||||||
Tài liệu tham khảo | ||||||
|