10 Mẫu Thư Thương Mại Thiết Yếu Mà Bạn Cần Biết

Thỉnh thoảng, việc viết thư thương mại là việc mà tất cả chúng ta phải làm, nhưng chúng ta thường không được đào tạo ở trường về cách thực sự để làm việc đó. Việc định dạng thư của bạn bị sai có thể làm cho bạn trông luộm thuộm và thiếu chuyên nghiệp, nhưng một khi bạn hiểu được những điều cơ bản và có một số ví dụ để làm chuẩn, thì nó sẽ giúp cho việc viết thư thương mại dễ dàng hơn nhiều.

Vấn đề lớn nhất khi viết một lá thư là gì?

Có lẽ vấn đề phổ biến nhất mọi người hay gặp khi viết thư thương mại là sử dụng định dạng thư không đúng.[1] Trong bài viết này sẽ có một số lựa chọn định dạng cho bạn, nhưng phần quan trọng nhất là làm thế nào để bạn viết được một lá thư hiệu quả nhất.

Ở đầu thư bạn phải để thông tin liên lạc của bạn: tên, công ty (nếu có), địa chỉ và số điện thoại. Một vài người cũng để địa chỉ email của họ ở đây.

Tiếp đến là ngày và thông tin liên hệ của đối tượng mà bạn muốn đề cập trong lá thư: tên, công ty và địa chỉ.

Sau đó sẽ là lời chào - thường là một trong số những dòng "Thưa Ông/Bà Jones:. Rồi đến phần thân của lá thư, và cuối cùng là phần kết thúc (Chân thành - Sincerely, Mọi điều tốt đẹp - Best, hoặc bất kỳ từ nào bạn thích) và một vài dòng trống theo sau là chữ ký đánh máy của bạn. Khi bạn in thư ra bạn có thể ký nó bằng mực.

Sau khi bạn định dạng xong, thì đến phần nội dung, phần này sẽ vẫn có một số mẹo cho bạn. Cho dù bạn đang viết thư từ chức hay thư giới thiệu, thì cũng có một số nguyên tắc cơ bản mà bạn có thể làm theo. Hãy xem 10 loại thư thương mại khác nhau bên dưới mà bạn có thể cần viết,[2] định dạng thư cho mỗi loại và một ví dụ mà bạn có thể sử dụng làm mẫu.

Thư khiếu nại/phàn nàn: Thể hiện sự thất vọng

Cách để thể hiện sự thất vọng của bạn một cách trang trọng là trong trường hợp báo cáo dịch vụ chăm sóc khách hàng tồi tệ hay cho một công ty biết sản phẩm của họ không đáp ứng được sự kỳ vọng.

Một vài lời khuyên:

Thư khiếu nại mẫu | Federal Trade Commission


Thư hòa giải: Giải thích và xin lỗi

Nếu bạn đặt mình vào vị trí về phía doanh nghiệp khi nhận một lá thư khiếu nại, thì bạn sẽ cần trả lời bằng một lá thư của chính bạn. Một lá thư hòa giải phù hợp có thể giúp bạn giữ được một khách hàng trung thành; nhưng nếu đó là một lá thư không phù hợp thì nó có thể lan nhanh như cháy rừng trên mạng Internet.

Một vài lời khuyên:

Thư hòa giải mẫu | OfficeWriting.com


Thư chào hàng: Nâng cao nhận thức và quảng bá sản phẩm

Những lá thư mà viết để thu hút doanh nghiệp vẫn rất quan trọng cho việc nâng cao nhận thức về công ty hoặc sản phẩm/dịch vụ với các khách hàng tiềm năng.

Một vài lời khuyên:

Thư chào hàng mẫu | Letters.org


Thư hỏi hàng: Tìm kiếm thông tin

Viết loại thư này khi bạn muốn tìm kiếm thông tin, chẳng hạn như là một yêu cầu phỏng vấn, một yêu cầu về bản mục lục hay yêu cầu về tài liệu công khai.

Một vài lời khuyên:

Mẫu thư hỏi hàng | Sample Templates


Thư báo nhận: Thông báo đã nhận

Thư báo nhận cho biết rằng bạn đã nhận được một cái gì đó (như là đơn xin việc hay xin học bổng, hay tài liệu bán hàng) nhưng chưa nhất thiết phải hành động.

Một vài lời khuyên:

Thư báo nhận | Template.net


Thư tiếp nối: huých và nhắc

Một lá thư tiếp nối là một kiểu huých để mọi người đảm bảo họ đã nhận được lá thư ban đầu và nhắc họ bạn muốn họ làm gì. Chúng thường được gửi sau một lá thư bán hàng, thư giới thiệu hay thư yêu cầu thông tin.

Một vài lời khuyên:

Mẫu thư tiếp nối | Write Express


Thư đặt hàng: Đặt một đơn hàng

Một cách trịnh trọng để đặt một đơn hàng.

Một vài lời khuyên:

Mẫu thư đặt hàng | How to Write a Letter


Thư xin việc: Giới thiệu bản thân cho một công việc

Một lá thư xin việc là một cách để giới thiệu bản thân bạn, đặc biệt là khi đi xin việc.

Một vài lời khuyên:

Định dạng thư xin việc | Monster


Thư giới thiệu: Giúp đỡ hay giới thiệu một người cho sự ứng tuyển của họ

Loại thư này thường được viết bởi một giáo viên để giúp đỡ sinh viên xin học bổng, xin thực tập hay nhận vào trường hay chương trình nào đó. Bạn cũng có thể viết một lá thư để giới thiệu ai đó cho một công việc, học bổng hay cơ hội nào đó.

Một số lời khuyên:

Thư giới thiệu mẫu | the Muse


Thư từ chức: từ chức khỏi một ví trí

Đừng thỏa hiệp với bất kỳ sự ham muốn nào mà bạn có thể phải gửi một lá thư từ chức; bạn không bao giờ biết khi nào bạn có thể đồng hành với những người này nữa đâu.

Thư từ chức với nhiều mục đích/lí do | the Balance


Đối với nhiều lá thư khác nhau mà bạn có thể cần trong sự nghiệp kinh doanh của mình, hãy kiểm tra danh sách đầy đủ này từ the Balance.

Nguồn ảnh bìa: Flaticon từ flaticon.com

Tài liệu tham khảo

[1]^English Sherpa: 7 Sai Lầm Phổ Biến Trong Viết Thư Thương Mại).  Viết thư xin việc để ứng tuyển nghề nghiệp hay một lá thư bán hàng để có được khách hàng không giống như việc viết một lá thư với một người bạn; quy tắc nhất định cần được tuân theo.

Bạn cũng cần đảm bảo rằng bạn sử dụng đúng ngữ pháp và chính tả, văn phong không quá đời thường trong văn bản của bạn và bạn cần xóa tất cả các phần của bất kỳ mẫu nào nào bạn có thể đang sử dụng mà đáng lý bạn nên điền vào (địa chỉ gửi thư giả ở đầu hay sai ngày)

Biết những điều cơ bản về thư thương mại, chúng hữu ích hơn bạn nghĩ.

Nếu bạn đang viết một lá thư thương mại mà được gửi qua thư điện tử, thì có một vài quy tắc định dạng thư phổ biến mà sẽ giúp bạn.(The Balance: Định dạng để viết một lá thư thương mại)

[2]^Houston Chronicle: 10 Loại thư thương mại
  • Category
  • Nav menu