12 giờ để quản lý thời gian tốt hơn

Công việc. Con cái. Trường học. Các môn thể thao. Công việc làm thêm. Nghề nghiệp của người bạn đời. Cuốn tiểu thuyết vĩ đại tiếp theo của Hoa Kỳ. Công việc đan len. Tu sửa lại phòng tắm của khách. Mang chiếc xe ô tô của bạn đi bảo dưỡng để cải thiện hoạt động máy móc lên 30.000 dặm. Liên tục và liên tục - Có vẻ như là chúng ta có rất nhiều điều cần làm. Dường như điều chúng ta không bao giờ có đủ là thời gian. 

Tôi nghĩ tất cả chúng ta điều biết chúng ta nên làm gì nhưng viễn tưởng chúng ta đều tập hợp lại và ngồi xuống nhau, dành thời gian để thiết lập một hệ thống mà ta tin rằng nó hiệu quả cho bản thân (và chúng ta tin tưởng bản thân mình có thể hoàn thành công việc) thì thật là đáng ngại. Và hơn nữa nó rất tốn thời gian -  thời gian chính là những gì mà chúng ta không có.

Chúng ta quá bận rộn để quản lý thời gian!

Nhưng, nếu bạn có thể làm điều đó trong 12 giờ thì sao? Có thể không phải làm tất cả mọi việc một lần - một vài giờ một ngày trong suốt một tuần, có thể, hoặc thậm chí chỉ nửa giờ một ngày trong một vài tuần thì sao? Điều này nghe có vẻ khả thi hơn, đúng vậy chứ? Nghe giống như vài điều gì đó mà bạn có thể tự mình làm đúng không nào?

Dưới đây là những vấn đề chính của một hệ thống hoàn hảo bạn có thể thực hiện trong vòng 12 giờ (hoặc ít hơn). Hãy dành cho bản thân một hoặc ba tuần để bắt đầu khởi động, duy trì nó và theo dõi xem liệu thời gian bạn đầu tư vào nó vào thời điểm này có trả lại cho bạn nhiều sự chậm trễ hay không.

1. Thiết lập lịch cá nhân (4-6 giờ)

Sử dụng lịch cá nhân online như Google Calendar hay 30 Boxes để cài đặt nhắc nhở mọi sự kiện trong cuộc sống của bạn, đặc biệt các sự kiện mang tính chất định kỳ như ngày thanh toán hóa đơn, trò chơi đá bóng của con bạn và các lần đi mua sắm. Tôi đề xuất một lịch trình hơn là một dịch vụ nhắc nhở giống như Sandy bởi vì bạn sẽ muốn xem các sự kiện tiếp theo của bạn là gì và lịch trình là định dạng mà tất cả chúng ta đều quen thuộc.

Tôi khuyên bạn nên ghi chú những điều này trong một ứng dụng lịch khác với lịch trình chính của bạn. Nếu bạn thích ý tưởng xem xét mọi thứ, giả sử, Outlook, hầu hết những ứng dụng lịch online cung cấp nguồn dữ liệu iCal mà bạn có thể đăng ký trong Outlook. Nó được gọi là "Nhắc nhở" và mở nó như một lịch thứ hai. Nếu bạn đặt nó vào lịch chính của bạn, thì bạn có thể thấy rằng nó trở nên quá lộn xộn để sử dụng - đặc biệt trong chế độ xem theo tháng ở đó thì hầu hết các lịch chỉ hiển thị những mục đầu tiên mỗi ngày.

Cài đặt tất cả các sự kiện sau trong lịch của bạn:

Cũng có thể thêm những ngày sau, mà không cần nhắc nhở:

Trong lịch chính của bạn mà bạn sử dụng để theo dõi kế hoạch hàng ngày của bạn, sắp xếp thời gian như sau:

Bạn sẽ phải sử dụng phán đoán riêng của mình về các kế hoạch sự kiện nào cần nhắc nhở, sự kiện nào không cần nhắc nhở. Tôi không cài đặt thời gian nhắc nhở vì tôi có đủ thời gian để nhìn vào lịch của tôi và thấy rằng các khoảng thời gian đó đã được sắp xếp cụ thể. Mặt khác, tôi có cài nhắc nhở trước15 phút cho tất cả các lớp mà tôi dạy vì vậy tôi biết khi nào tôi cần bắt đầu vào lớp khi tôi ở trường.

2. Cài đặt mật khẩu hệ thống (2-3 giờ)

Sử dụng một chương trình giống như KeePass hoặc mật khẩu bảo vệ trang tính hay bất cứ hệ thống nào bạn cảm thấy an toàn nhất thì bạn nên sử dụng một thứ - nếu bạn có nhiều mật khẩu nhưng không theo hệ thống, bạn sẽ lãng phí nhiều thời gian dù cho bạn đang thử mọi mật khẩu thích hợp mà bạn có thể nhớ hay tìm kiếm liên tục thông qua email, các tệp dữ liệu hoặc mẩu giấy trên bàn mọi nơi bạn ghi mật khẩu. Trong một hoặc hai khu vực, hãy luôn ghi lại mọi tài khoản đăng nhập và mật khẩu mà bạn có. Hãy đảm bảo rằng bạn nhận được thông tin trong tất cả các trường hợp sau:

3. Tạo ra các bản liệt kê (2-3 giờ)

Tạo một thư mục mới trên máy tính của bạn gọi là "Danh sách kiểm tra AAAAA" (hoặc @danh sách kiểm tra dành cho bạn, những người hâm mộ David Allen), để sắp xếp lên đầu thư mục Documents của bạn. Việc tạo ra một danh sách cho các công việc định kỳ và lưu chúng vào thư mục, vì vậy bạn có thể dễ dàng in chúng ở bất cứ đâu bạn cần. Một vài danh sách bạn có thể tham khảo bao gồm như  bên dưới:

4. Giữ các bản cập nhật đánh giá hàng tuần

Bạn đã lên kế hoạch đánh giá trong phần 1 - thì hãy đảm bảo bạn làm đúng như kế hoạch đó. Trong quá trình đánh giá hàng tuần, hãy dành 10 phút để cài đặt lời nhắc nhở cho bất kỳ sự kiện định kỳ nào bạn có thể bỏ lỡ trong phần cài đặt đầu tiên của mình, cũng như bất kỳ lời cam kết mới nào mà bạn đã thực hiện. Kiểm tra kế hoạch và đảm bảo bạn đã dành đủ thời gian thích hợp cho bất kỳ nhiệm vụ mới nào bạn cần thực hiện trong tuần tiếp theo nếu cần thiết, bạn có thể sắp xếp lại các khoảng thời gian đã được lên kế hoạch để sắp xếp lại cho phù hợp. Kiểm tra những việc tiếp theo để sắp xếp thêm vào kế hoạch của bạn - ví dụ, nếu sinh nhật con bạn sắp đến, bạn sẽ cần khoảng thời gian để đặt quà và lên kế hoạch thực hiện tiệc sinh nhật, v.v...

Hãy trở nên tốt hơn, chứ không phải hoàn hảo

Tất nhiên có rất nhiều cơ hội cho bạn học hỏi. Điều này có ý nghĩa như một điều cốt lõi của hệ thống; bạn sẽ thấy rằng có nhiều cách khác làm bản thân bạn hoạt động hiệu quả hơn. Quản lý mật khẩu, ví dụ, chỉ là một hệ thống tham khảo giúp bạn tiết kiệm thời gian nhiều hơn - Bạn sẽ suy nghĩ tìm ra cách phù hợp với hoàn cảnh của bản thân. Đối với ngôi nhà của tôi, việc giữ bức thư được sắp xếp theo thứ tự là một công việc quan trọng, vì vậy tôi cài đặt một trung tâm quản lý thư trong các khay thư dành cho đối tác, dành cho cá nhân tôi, một khay dành cho các hóa đơn và một khay các phiếu giảm giá và tờ rơi (nó mất khoảng 30 phút, trong trường hợp bạn muốn thêm vào kế hoạch 12 giờ của bạn). Bạn có thể không có vấn đề gì với thư nhưng bạn cần phải theo dõi tạp chí.

Có một kế hoạch chắc chắn giúp bạn tiết kiệm, tránh lãng phí thời gian trong cuộc sống của bạn. Khi bạn bắt đầu xem toàn bộ bức tranh thời gian của mình, bạn sẽ bắt đầu tìm kiếm mọi thứ không tồn tại trong hệ thống theo cách mới và tự tìm ra các giải pháp để khắc phục chúng. Thay vì băn khoăn với vấn đề đó, chỉ cần lên kế hoạch một hoặc hai giờ để quan tâm theo dõi nó - đối với các dự án lớn hơn nên dành ba hoặc bốn giờ để thực hiện nó. 

Khi bạn đã bắt đầu nắm bắt được lịch trình của mình, bạn sẽ thấy rằng bạn không chỉ vượt lên trên lịch trình của mình (thay vì nó luôn trong đầu bạn!) Mà tâm trí bạn sẽ thoải mái hơn. Thay vì lo lắng về những gì sắp tới, hay thậm chí là những gì bạn nên làm ngay bây giờ, bạn sẽ chỉ kiểm tra lịch trình của mình và biết phải làm gì. Năng lượng mà bạn từng sử dụng để lo lắng và đôi khi hoảng loạn thì bạn có thể sử dụng tốt hơn để theo đuổi ước mơ của mình.

Còn bạn thì sao? Những hoạt động trong 1-2 giờ nào giúp bạn quản lý thời gian?

  • Category
  • Nav menu