Cách sắp xếp giấy tờ giúp tăng năng suất làm việc

Chúng ta rất dễ bị chôn vùi dưới áp lực của giấy tờ, hầu hết trong số đó còn không quan trọng! Tất cả những gì bạn phải làm là bỏ qua giấy tờ sắp nhận được trong một hoặc hai tuần tới và bạn chìm nghỉm.

Ngay cả khi bạn có một công việc mà hầu hết các việc cần làm của bạn được thực hiện trên mạng, bạn vẫn có thể nhận được thư, tạp chí định kỳ, bản ghi nhớ liên văn phòng, hợp đồng và các giấy tờ quan trọng khác đang chất đống trong văn phòng của bạn.

Trong nhiều năm, tôi đã nghiên cứu để tìm ra cách tốt nhất để đối phó với dòng chảy giấy tờ vào nhà mình. Tôi là một trong những người may mắn không gặp ác mộng với giấy tờ ở trường khi có con. Nhưng, điều hành một doanh nghiệp tại nhà đem lại cảm giác như có một đứa con to xác!

Tôi đã làm rất tốt việc sắp xếp giấy hàng ngày ban đầu trong nhà bếp, điều này thường dẫn đến việc một khối giấy được tái chế và phần lớn trong số chúng đi đến thùng giấy ở bàn của tôi. Chúng ở đó đến tận cuối tuần khi tôi có thời gian nghiêm túc xem xét tầm quan trọng của chúng và hành động.

Tôi đã từng có ý định sắp xếp giấy tờ mỗi ngày, bỏ hồ sơ những trang giấy mà tôi thực sự có thể tham khảo vào ngày nào đó. Nhưng, cuộc sống là vậy, tôi quá bận rộn để thực hiện mỗi ngày. Tôi đã may mắn vì tôi trả lời email mỗi ngày một lần, ít hơn so với việc thú vị như sắp xếp giấy tờ. Bây giờ tất cả những giấy tờ phải chờ đến Chủ nhật khi tôi có thể ngồi xuống, đánh giá thực tế, sắp xếp, vứt bỏ, bỏ vào hồ sơ và lập kế hoạch cho tuần tiếp theo.

Tôi phát hiện ra rằng một đánh giá hàng tuần về tất cả mọi thứ trên bàn và trong thùng giấy của tôi, thật ra là một phiên dọn dẹp, vứt bỏ, ưu tiên và lên kế hoạch, thực sự phục vụ tôi rất tốt. Lượng giấy tập hợp trong khoảng thời gian sáu ngày đó vẫn có thể quản lý được và xử lý nó giúp tôi hiểu rõ hơn về các ưu tiên của mình cho tuần tiếp theo. Trong số các giấy tờ đó xuất hiện những mục việc cần làm mới mà tôi thêm vào danh sách đang chạy của mình, giấy tờ cần bỏ hồ sơ và giấy tờ để tái chế. Đến cuối buổi dọn dẹp và xem xét tôi mới biết mình phải làm gì vào ngày hôm đó, những việc lặt vặt tôi cần để làm trong tuần và tôi đứng ở đâu trong các dự án lớn hơn. Tôi cảm thấy có căn cứ và sẵn sàng hành động.

Thách thức lớn nhất là bắt đầu với phiên tuần. Nhiệm vụ này luôn mang lại cảm giác to lớn đối với tôi, ngay cả khi có khối lượng giấy không lớn. Nó là về cái gì vậy? Tôi nghĩ rằng nó về việc đưa ra một cam kết cho nhiệm vụ của riêng tôi, làm rõ về thực tế của tôi. Sống ở xứ sở la la land mơ hồ dễ hơn là đối mặt với những nghĩa vụ và thách thức về thời gian. Tôi cố gắng vượt qua sự kháng cự của mình bằng cách nhắc nhở bản thân rằng tôi cảm thấy tốt như thế nào khi một lần nữa tôi lại vẽ ra một bức tranh rõ ràng và lên kế hoạch cho tuần sắp tới. Nó là một bài tập tinh thần để giúp tôi nhặt mảnh giấy đầu tiên lên. Một khi tôi đi theo cảm xúc tích cực đến từ việc tổ chức thúc đẩy tôi tiếp tục.

Nếu bạn ghét giấy tờ và liên tục thấy mình bị chôn vùi trong đống giấy tờ do chính bạn tạo ra, hãy thử phương pháp sắp xếp hàng tuần, vứt bỏ và ưu tiên. Thực hiện việc vượt qua nỗi đau giấy tờ mỗi tuần một lần và chứng kiến việc nỗi khổ giấy tờ của bạn giảm đi và cảm giác quyền lực tăng cao. Nó mất ít thời gian để làm hơn bạn nghĩ nhiều. Nếu bạn kiên trì làm công việc dọn dẹp hàng tuần, bạn sẽ không còn là nạn nhân của chứng mất trí vì giấy tờ. Bạn sẽ chịu trách nhiệm về đống giấy tờ của mình. Những người kiểm soát giấy tờ của họ có khả năng kiểm soát tốt hơn mọi khía cạnh khác trong cuộc sống của họ. Đó có thể là bạn!

  • Category
  • Nav menu